某區(qū)人才管理檔案管理信息系統(tǒng)

建設(shè)“檔案管理信息系統(tǒng)”（以下簡稱“系統(tǒng)”），通過檔案電子信息化手段完善檔案管理工作。通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，保障檔案工作靈活、高效、安全地開展。

系統(tǒng)功能描述

1．文件管理

文件的前期收集和管理工作。主要包括收發(fā)文及資料管理。實現(xiàn)對文件和資料的分類、登記、修改、刪除，以及各種文件資料報表的打印等功能。

2．歸檔整編功能

可在歸檔操作前配置歸檔規(guī)則，如歸到哪個庫中，形成哪種檔案類型，原始數(shù)據(jù)與目標(biāo)數(shù)據(jù)的字段對應(yīng)關(guān)系等。 整個流程應(yīng)包括數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)整理、移交接收和數(shù)據(jù)歸檔四個步驟。

（1）數(shù)據(jù)收集。

待歸檔數(shù)據(jù)的收集應(yīng)支持但不僅限于以下四種方式：系統(tǒng)接口導(dǎo)入、掃描、手工錄入及離線錄入。

（2）數(shù)據(jù)整理。

是對于進(jìn)入系統(tǒng)的待歸檔數(shù)據(jù)的整理，使之成為符合規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)。

主要功能應(yīng)包括：分類、排序、立卷及調(diào)整等。其中，調(diào)整功能需包含：新增、修改、批量修改、刪除、搜索、排序、導(dǎo)入、導(dǎo)出、移庫等。

（3）移交接收。

是指外部檔案員將整理好的數(shù)據(jù)移交給檔案管理員并由后者進(jìn)行確認(rèn)接收的過程。數(shù)據(jù)角度即是外部檔案員對檔案的臨時歸屬權(quán)轉(zhuǎn)換成內(nèi)部管理員

（4）數(shù)據(jù)歸檔。

檔案管理員對已接收的數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔操作， 功能包含檢驗、編織目錄和歸檔。 支持標(biāo)準(zhǔn)格式轉(zhuǎn)換例如PDF格式，原格式文件需在系統(tǒng)保留。檔案之間通過標(biāo)簽關(guān)鍵字進(jìn)行關(guān)聯(lián)

3．檔案管理功能。

主要包括文檔錄入、文檔預(yù)覽、瀏覽、 統(tǒng)計報表、打印模板和銷毀等功能。

（1）文檔庫設(shè)置

設(shè)定庫的類型和基本屬性

（2）文檔錄入

支持輸入包括圖像、數(shù)據(jù)、文檔等，可結(jié)合OCR

（3）文檔瀏覽

可按照分類、日期、保管期限、密級、編織人員姓名、標(biāo)簽等字段排列，支持文案、圖片的預(yù)覽、放大、旋轉(zhuǎn)、縮小功能

（4）統(tǒng)計報表

支持統(tǒng)計分析、分類匯總和餅圖、柱狀圖等

（5）打印模板

文檔模板化，提供可自定義拖拽的字段，用戶可自己編輯模板

（6）鑒定與銷毀流程

可自動設(shè)定日期或者手動根據(jù)篩選條件批量銷毀

4．檔案使用

（1）檢索查詢

支持多條件組合篩選，并支持對查詢結(jié)果進(jìn)行顯示、排序、轉(zhuǎn)存、打印等技術(shù)處理。

（2）檔案借閱

借閱流程化處理，并記錄借閱人，借閱情況，同時對歸還、續(xù)借流程也做統(tǒng)一流程化處理，支持審批

催還，利用消息通知功能自動或者手動進(jìn)行催還提醒觸發(fā)

5．系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)功能。

主要包括權(quán)限管理、流程管理、日志 管理及用戶監(jiān)控等。

（1）權(quán)限管理

權(quán)限管理主要包括機構(gòu)和用戶的管理、各用戶不同功能的管理、 以及用戶訪問數(shù)據(jù)的管理。系統(tǒng)采用角色、用戶分等級對權(quán)限進(jìn)行處理。

（2）流程管理

支持多步審批、會批、或批。

（3）日志管理。